読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

ナースほど誇れる仕事はありません

ナースダイアリー・超忙しい看護師のひとりごと

会議のマナー5つのポイント~新人看護師が会議で失敗しないコツ

nurse nurse-仕事

新人看護師と会議、あまり関係がなさそうに思えますが、病院にも様々な会議やミーティングがあります。看護師特有の会議の種類や社会人として覚えておきたい、会議の基本的なマナーです。新人看護師さんは是非一読を。

f:id:lady-jhones:20160726111750p:plain

病院内外で行われる会議やミーティング

病院内で行われる会議には、病棟会、チーム会、プリセプター会、などそのセクションや役割のスタッフは全員参加するもの、勉強会など希望者のみが参加するものなどがあります。院外でも様々な会議や研修が行われています。

会議の情報はこまめに確認

自分が参加すべき会議は何かを確認し、開催情報をこまめにチェックすることが必要です。希望者のみ参加の会議は、自分で情報を得なければいけませんので特に注意が必要です。新人看護師が具体的に関わる会議には、カンファレンスがあります。そのほか日本看護協会など、院外の団体が主催する会議や研修もあります。興味のあるテーマには、積極的に参加したいですね。

カンファレンス

カンファレンスとは患者さんについての情報交換、問題が発生している場合はその解決策を考え、看護の方向性などを決める大切な場です。限られた時間の中で行われるので、新人看護師といえども遠慮せず、発言するようにしましょう。

患者さんは新人看護師に対して親しみを持ち、医師やベテラン看護師には言わないような本音を思わず漏らすこともあります。そこで得た情報など、些細な事でも気づいたことが有れば遠慮せずに話してみましょう。

院外の会議・研修

院外の会議や研修の告知方法は様々です。最新の情報を持っている同僚もいるかも知れません。看護協会や興味のある団体のHPなどのチェックとともに、情報交換できる仲間を持つと良いでしょう。お互いに刺激にもなります。

院外の会議や研修には

  • 合同研修
  • 実務研修
  • 資格取得のための授業・研修

などがあります。

 

基本な会議のマナー5つのポイント

  • 席次
  • 参加の心構え
  • メモの取り方のコツ
  • 意思表示
  • 議事録で確認

一般企業などでは新人教育として、応接室や会議室の席次など主に接遇の基本的なマナー研修が行われていることが多いです。新人看護師が席次を考える場面に遭遇することは、早々あるとは思えませんが、基本的マナーとして知っておいて損はありません。

メモの取り方や会議への参加の心構えなどは、スキルアップにもつながりますし、チームの一員としてより良い看護を目指すモチベーションともなるでしょう。

知っておきたい会議の席次

 

どこに座ったら良いのかわからない

 

会議やミーティングで困った経験は誰でもあるものです。会議の代表的な形について席次を下記に示しました。見た目は違っても、基本的なルールは一緒です。

  • 上座:出入り口から一番遠い席
  • 下座:出入り口に近いほど下座になる

洋室は右が上位とされるので、役職の高い順に議長の右隣⇒左隣の順に着席する

円卓型
f:id:lady-jhones:20160726112047p:plain

対面型
f:id:lady-jhones:20160726112056p:plain

コの字型
f:id:lady-jhones:20160726112105p:plain

※窓が見えたり、長めの良い席が上座になることも。 応接室の場合、二人がけと一人がけがある場合は、二人がけが上座。

新人看護師は末席に

新人看護師は末席に座るのが一般的でしょう。参加者が少ない時は前に詰めても構いません。会議中に発生する外部との連絡や、追加資料の準備などは率先して手伝います。

研修会場などは、特に席次はありません。席が決まっていない場合は、前方に座ってやる気をアピールしましょう。(状況によっては好ましくないこともあるので、適切な判断が必要)

参加の心構え

参加の心構えには日時の確認とスケジュールの調整、準備があります。

日時の確認をし、仕事の段取りを整える 会議中は他の仕事はできません。患者さんの傍を離れることになるので、その間のこともイメージして仕事の計画をたて、必要で有れば同僚に引き継ぎもしておきましょう。

配布資料に目を通す 
配布資料があればきちんと読み、テーマを理解しておきます。意見がある場合は簡潔にまとめておきましょう。必要と思われる書類やデータ等にも目を通しておくと、発言者の意見もより集中して聞くことができます。

時間厳守 
5分前には着席します。やむを得ず遅刻する場合は、予め上司や先輩に、どのくらい遅れるのかを連絡し、静かに入室します。

筆記用具は必ず持参 重要なポイントはメモをする

携帯電話はマナーモード

会議が予定より長引き、どうしても後の仕事に差し障りがでそうな場合は、事情を簡潔に書いたメモを上司にわたし、了承を得て、発言が一区切りしたタイミングで、ひと言挨拶をし退席します。

メモの取り方のコツ

メモを取るのに必死になっていたのでは、肝心の会議の中身がわからなくなります。発言者の顔を見ながらしっかり話に集中することが大事です。ポイントになることばや名前、数字などを簡潔にメモするようにしましょう。重要な部分は、まるで囲んだり、アンダーラインをひくなどして目立つようにします。

  • 会議の日付、曜日、時間を記入
  • 会議のテーマを大きく書く
  • ポイントは箇条書きで簡潔に
  • 線やフキダシで見やすくする
  • 参考資料などのページ数を忘れず記入
  • 余白をあける

振り返り用のメモ(ノート)も作る

会議中のメモをもとに、振り返り用のメモ(ノート)も作ると良いですよ。その場用のメモで記したポイントに加え、指導を受けた内容などを追加していきます。自分で調べたことなども付け加えておくと良いでしょう。余白を大きくとっておくことで、後日気づいたことなども追加していくこともできます。書き連ねたノートは、あなただけの手引書となり、振り返りにも役立ちます。

意思表示

会議で発言するのはなかなか勇気がいるものですし、新人看護師はなおさらです。事前に議題やテーマについて自分なりに調べたり、気づいたことなどをメモしておき、積極的に発言していきましょう。意見を求められた時は、何か発言するのがマナーです。

注意点

  • 発言は手を上げ、司会進行役の許可を得てから。突然意見を述べたり質問をするのはNG
  • 話をさえぎらない。発言している人の話は最後までしっかり聞くことがマナー
  • 意見は結論を先に述べ、そのあとで理由や敬経緯などを簡潔に説明する
  • 無表情、無反応はマナー違反
  • ペンを回す、髪を触るなど落ち着きのない態度をしない
  • 態度でも参加意識を示す

議事録で確認

後日、会議の要点をまとめた議事録が配布されることもあります。会議中に取ったメモや、振り替え利用のメモと議事録を照らしあわせ、自分の理解が間違っていないか、聞き漏らしたことはないかなど、しっかり確認することが重要。

議事録の取り扱いに注意
議事録をどう活用するかで、看護師としての成長度も変わってきます。もちろん議事録の取り扱いについては、十分注意する必要があります。議事録は部外秘の重要書類です。病院や病棟、患者さんにとって重要なことがかかれています。

コピーが必要な場合は、必ず上司の許可を得ます。万が一紛失した場合は、すみやかに上司に報告すること。仕事に関する資料や書類は、気を緩めず慎重に扱います。

 

会議・ミーティングを楽しむ

せっかく参加するなら、有意義な時間にしたいものです。良くわからない、私には関係ない、などと消極的にならず、きっと何か役立つ情報がある、と言う気持ちで参加しましょう。会議に上手に参加することで、以下の様なメリットも得られます。

  • 役立つ情報や最新情報を得られる
  • 人脈が広がり、チームワークも高まる
  • 自分の意見をはっきり伝えられるようになる

意見を言うイメージトレーニング

配布された資料を見ても、内容がよくわからないまま会議が始まってしまうことも多いでしょう。回数を重ね、先輩たちの意見を聞いているうちに、だんだんテーマやポイントがわかるようになってきます。

意見を求められたら、どう答えるかと言うイメージトレーニングをしてみるだけでも意識は高まります。そして、経験を積んでいくことで、実際に意見を求められた時、自身を持って発言できるはずです。

病院内外で人脈を広げる

会議によっては、別病棟の看護師や他の職場のスタッフと顔を合わせることもあります。今は行き来がなくても、今後仕事での連携が必要になることもあり、こういった機会に是非、仲良くなっておきましょう。

院外での研修や勉強会などは、更に幅広い人脈作りができます。私服で参加することも多いですが、TPOを考えた服装で。ミニスカートやミュール、華美なアクセサリー等は控えます。

意見を言いやすい雰囲気作り

会議は意見を戦わせる場所ではありません。様々な意見を出しあい、その中からベストと思われる方法や手段を決めていく場です。発言の揚げ足を取る、個人を攻撃する、人の意見を批判するということはNG。誰もが発言しやすい、意見の多い会議になるよう皆で協力することが大切です。

 

まとめ

社会人にとって覚えておきたい会議や研修のマナー。看護師も病院内外で会議や研修等、結構多いものです。新人看護師は初めての会議では、どこに座ったら良いのかわからない、発言を求められたらどうしよう、など不安な面がたくさんあるでしょう。上記でお伝えした基本的な会議のマナーや注意点を読めば、これでもう安心ですね。

「ナースのひとりごと」~今日も1ページ